Event-Ankündigung: Smarte Praxis 2026 – Modern, digital, erfolgreich

Grundlage dieses Blog-Beitrags ist eine gemeinsame Veranstaltung von der ECOVIS KSO und Finke Praxismarketing auf Initiative der Kreissparkasse Düsseldorf. Dieser Artikel ist sowohl hier als auch im Blog von ECOVIS KSO erschienen und eine Kooperation von dem Heilberufe-Bereich der ECOVIS KSO und Christian Finke, Inhaber von Finke Praxismarketing, der seit mittlerweile 20 Jahren im Heilberufe-Marketing tätig ist.

Autoren: Christian Finke und Stefanie Anders

Welche Herausforderungen hat eine Praxis in 2026?

Wenn eine Praxis 2026 bestehen möchte, muss sie nicht nur medizinisch gute Arbeit leisten, sondern darüber hinaus – mit starken Partnern an ihrer Seite – die Herausforderungen des Alltags und der Zukunft meistern. Daraus entstand die Veranstaltung:

Smarte Praxis 2026: Modern, digital, erfolgreich

Datum: 15.04.2026 (Einlass 17.30 Uhr, Beginn 18.00 Uhr)

Veranstaltungsort: Kreissparkasse Düsseldorf, Kasernenstr. 69, 40213 Düsseldorf

Anmeldung: Zur Anmeldung

Die Module sind:

Digitale Praxisführung, Organisation & Marketing
Praxiszahlen in Echtzeit/ Controlling
Digitale Abrechnung & Umsatzstrukturen
Personal & Führung: moderne Arbeitgeberpraxis (ggf. in Kombination mit Praxismarketing)
Investitionen in Digitalisierung

1. Digitale Praxisführung & Organisation

Viele Praxen und auch Berater in Arzt- und Zahnarztpraxen empfinden Digitalisierung als heiligen Gral. Das ist in vielerlei Hinsicht auch richtig, doch muss es „digital um jeden Preis“ sein? Natürlich nicht.

Viele Prozesse sind digital besser steuer- und kontrollierbar, repetitive Aufgaben können optimiert werden und die Praxisinhaber:innen sehen bei guter Nutzung schneller, wo ihre Praxis steht. Das betrifft unter anderem folgende Softwares, Tools und Dienstleistungen:

Die Praxis-Verwaltungssoftware (PVS) an sich
Ein digitales Einbestellbuch (statt analoger Karteikarten, die es immer noch gibt)
Digitale Tools wie
- Check-In-Terminals für die Selbstanmeldung und Anamnesebogen via Smartphone oder Tablet
- Online-Terminlösungen zur Patientengewinnung und Entlastung des Praxispersonals
- Online-Rezeption für wiederholende Anfragen von Patienten
- Anamnesebogen komplett online vorab ausfüllen
- Komplettlösungen für moderne Patientenkommunikation, Aufklärung, Einverständniserklärungen und Recall
- Unterstützung von Zusatzverkäufen (IGeL, Wunschtherapien der Praxis)
- Wartezimmer TV zur Unterhaltung, aber auch Information der Patienten zum Spektrum der Praxis
Einsatz von KI für Prozessoptimierung, Erstellung von Abläufen, Dokumentation, Röntgenbildern und Co.
(Wunsch-)Patientengewinnung online
Die Online-Präsenz (Google Unternehmensprofil, Website, Social Media) zur Außendarstellung, gezielter Sichtbarkeit für Patienten und potentielles Praxis-Personal als ganzheitliche Marketing-Strategie

In der Beratung gibt es für Praxen individuell passende Lösungen, die bezahlbar sind, den Praxiserfolg sichtbar verbessern und das Personal nach einer Anlaufphase entlasten. Wichtig ist, dass Sie sich beraten lassen und nicht blind kaufen. Denn manche Sachen ergänzen sich sinnvoll, manche schließen sich aus.

2. Praxiszahlen in Echtzeit/ Controlling

Um eine Praxis vernünftig steuern zu können, ist es unerlässlich, dass die Finanzbuchhaltung idealerweise monatlich erstellt wird. Nur so kann ein vernünftiges Controlling für die Praxis aufgesetzt werden und es können unterjährige Entwicklungen (beispielsweise in bestimmten Bereichen rückläufige Praxiseinnahmen) zeitnah festgestellt werden, so dass im Zweifelsfall auch direkt gegengesteuert werden kann.

Der Praxisgewinn wird im Regelfall im Rahmen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt. Hierbei handelt es sich um eine vereinfachte Gewinnermittlungsmethode, von der Freiberufler:innen – unabhängig von der Höhe ihres Praxisgewinns – Gebrauch machen können. Wird die Praxis im Rahmen einer MVZ-GmbH geführt, darf aufgrund der Rechtsform keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden.

Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt das sogenannte „Zufluss-/ Abflussprinzip“. Bedeutet: Praxiseinnahmen entstehen erst im Zeitpunkt des tatsächlichen Geldeingangs auf dem Bankkonto der Praxis bzw. des Factoringunternehmens und Praxisausgaben im Zeitpunkt der tatsächlichen Belastung des Bankkontos.

Diese vereinfachte Art der Gewinnermittlung spiegelt somit nicht unbedingt das wirtschaftliche Geschehen monatsgenau in der Praxis wider. Daher macht es gerade bei größeren Praxen durchaus auch Sinn, die monatlichen Leistungsstatistiken aus der jeweiligen Praxissoftware in das Controlling mit einzubeziehen.

Gerade auch in Hinblick auf die vierteljährlich zu zahlenden Einkommensteuervorauszahlungen ist es wichtig, dass das aktuelle Praxisergebnis unterjährig auch durch die Steuerberaterin oder den Steuerberater überwacht und dahingehend geprüft wird, ob sich das Praxisergebnis in Einklang mit der aktuellen Vorauszahlungsbasis für die vierteljährlichen Einkommensteuervorauszahlungen steht. Im Rahmen der Existenzgründung ist diese Kontrolle insbesondere in den ersten drei Jahren sehr wichtig, damit es nicht zu unerwarteten und nicht einkalkulierten Einkommensteuernachzahlungen kommt. Aber auch bei bereits länger bestehenden Praxen ist eine regelmäßige Prüfung der laufenden Einkommensteuervorauszahlungen sehr wichtig. Denn nicht nur zu niedrig festgesetzte Einkommensteuervorauszahlungen sind nicht gut, da hieraus mitunter nicht einkalkulierte hohe Einkommensteuernachzahlungen drohen. Auch unterjährig zu hohe Einkommensteuervorauszahlungen sind ebenfalls nicht sinnvoll, da sie Kapital binden, welches mitunter entweder besser für Praxisinvestitionen oder zum privaten Vermögensaufbau eingesetzt werden kann.

Die moderne Finanzbuchhaltung in 2026 wird beispielsweise unter Einsatz von DATEV Unternehmen Online bearbeitet. Dies ermöglicht die digitale Bereitstellung von Finanzbuchhaltungsunterlagen für die Steuerberatung, wiederum können die Auswertungen zur Finanzbuchhaltung aber auch darüber der Mandantin oder dem Mandanten bereitgestellt werden. Die Mandanten haben mittels DATEV Unternehmen Online aber auch die Möglichkeit, beispielweise ihren Zahlungsverkehr abzubilden oder tiefergehend sich auch einzelne Buchungen anzuschauen.

Sofern Vorsysteme im Einsatz sind, können die buchungsrelevanten Daten mittels Schnittstelle direkt in die Finanzbuchhaltung überführt werden. Auch die gängigen PVS-Systeme haben im Regelfall eine DATEV-Schnittstelle.

3. Digitale Abrechnung & Umsatzstrukturen

Die Abrechnung in Praxen findet heute natürlich auch digital statt. Dazu ist die Praxis-Verwaltungssoftware (PVS) Dreh- und Angelpunkt. Aber wie kann man das als Praxis optimieren? Hier gibt es mehrere Ansätze, heute und in Zukunft:

Unterstützung der Abrechnung durch KI-gestützte Dokumentation

Eine vereinfachte Liquiditätsplanung durch Factoring (wie beispielsweise das s-factoring der Sparkasse, also den Ankauf von Rechnungen)

Hinsichtlich der Privatliquidationen ist besonders wichtig, dass diese auch zeitnah nach Abschluss der Behandlung den Patient:innen gegenüber abgerechnet werden. Eine deutlich verspätete Abrechnung ist schlecht für die Liquidität der Praxis und kann auch schneller zu Umsatzausfällen in der Praxis führen.

Die Dokumentation und Leistungsziffernerfassung sollte idealerweise unmittelbar nach der Behandlung erfolgen, damit keine Positionen vergessen werden.

4. Personal & Führung: moderne Arbeitgeberpraxis

Viele Praxen sind aktuell von dem allgemeinen Fachkräftemangel beroffen. Während früher insbesondere die Mitarbeitendengewinnung „ein Klacks“ war, wenn man eine Anzeige in der Zeitung geschaltet hat und sich daraufhin 20 interessierte Bewerbende gemeldet haben, hat sich die letzten Jahre die Situation gewandelt. Das Stichwort lautet „Arbeitnehmermarkt“. Eine MFA/ZFA, die heute unzufrieden hat, hat morgen praktisch schon woanders einen neuen Job.

Als moderne Praxis tut man sich gut daran, die eigene Arbeitgebermarke aufzubauen, bewusst mit Mitarbeitenden umzugehen statt sie als selbstverständlich zu betrachten. Dazu gehören zur Mitarbeiterbindung neben einem guten Gehalt und Wertschätzung auch verschiedene Benefits für „mehr Netto vom Brutto“:

Eine bloße Gehaltserhöhung um beispielsweise monatlich 100 Euro ist im ersten Moment für die Mitarbeitenden schön, wird aber schon binnen kurzer Zeit nicht mehr wahrgenommen. Der positive Effekt ist somit ziemlich schnell wieder verflogen. Alternativ zu einer reinen Bruttogehaltserhöhung bietet sich die Gewährung von lohnsteuer- und sozialversicherungsfreien Benefits an.

Hierzu zählen beispielweise:

Monatliche (Tank-) Gutscheine bis zu einem Betrag von 50,00 Euro
Zuschüsse zu bzw. Übernahme von Kindergartenbeiträgen
Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen, wie beispielsweise Sachzuwendungen zum Geburtstag, zur Heirat oder zur Geburt eines Kindes bis zu einem Betrag in Höhe von 60,00 Euro pro Anlass
Erholungsbeihilfen
Übernahme von Maßnahmen zur Gesundheitsförderung bis zu einem Jahresbetrag in Höhe von 600,00 Euro
Angebot einer Betrieblichen Krankenversicherung (fließt in die Sachzuwendungsgrenze in Höhe von monatlich 50,00 Euro mit ein)

Wichtig bei der Gewährung von steuerlichen Benefits ist, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden müssen. Sprich, es darf keine Umwandlung von bestehenden steuer- und sozialversicherungspflichtigen Gehaltsbestandteilen in steuer- und sozialversicherungsfreie Gehaltsbestandteile vorgenommen werden.

Ein wichtiger Baustein ist zudem die Betriebliche Altersvorsorge – auch in Hinblick auf die zu erwartende Rentenlücke der Mitarbeitenden im Alter. Hier gibt es die Möglichkeit, Beiträge im Rahmen der sogenannten “Entgeltumwandlung” direkt in die Altersvorsorgeverträge der Mitarbeitenden zu überführen und zwar ohne, dass diese Beiträge zuvor der Lohnsteuer und Sozialversicherung unterworfen wurden. Dies hat den Vorteil, dass die Mitarbeitenden einen monatlichen Betrag für ihre Altersvorsorge sparen können, der direkt aus dem Bruttogehalt entnommen wird. Somit fällt die monatliche Belastung für die Mitarbeitenden deutlich geringer aus, als wenn sie einen privaten Altersvorsorgevertrag abschließen und diesen mit ihrem Nettogehalt (nach Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen) besparen. Da die Arbeitgebenden im Regelfall auch einen Vorteil aus der Entgeltumwandlung haben, müssen sie diesen Vorteil mit pauschal 15% des monatlichen Einzahlungsbetrages in die Betriebliche Altersvorsorge an die Mitarbeitenden weitergeben.

Eine betriebliche Altersvorsorge muss durch Arbeitgebende nicht pro aktiv angeboten werden. Aus Gründen der Mitarbeitendenbindung und der Steigerung der Attraktivität als Arbeitgebende empfiehlt es sich jedoch. Eine Anfrage auf Einzahlung in einen betriebliche Altersvorsorge Vertrag im Wege der Entgeltumwandlung darf seitens der Arbeitgebenden nicht abgelehnt werden. Schließlich ergeben sich hieraus aber auch keine Nachteile für die Arbeitgebenden.

Die Gewährung von steuerlichen Benefits, der Abschluss einer betrieblichen Krankenversicherung oder einer betrieblichen Altersvorsorge empfiehlt sich auch vor dem Hintergrund der Gewinnung und Bindung von Mitarbeitenden. Schließlich kann man sich so als Praxisinhaber:in auch vielleicht von der „Praxis von nebenan“ abgrenzen. Auch tragen diese zusätzlichen Gehaltsbestandteile oftmals auch zu einer deutlicheren Identifizierung der Mitarbeitenden mit der Praxis bei. Zudem sind sämtliche Aufwendungen als Praxisausgabe abziehbar.

Auch sollte die Gewährung von zusätzlichen Gehaltsbestandteilen auch aktiv in den Recruitingprozess mit eingebunden werden, beispielsweise in der Form der Erwähnung in Stellenanzeigen, im Rahmen von Recruiting-Kampagnen auf Social Media und auf der Homepage.

Doch wie findet man gutes Personal? In der Zeitung nicht mehr. Es ist eine Kombination aus einer guten, ehrlichen und auf die Praxis passenden Stellenbeschreibung gepaart mit einer gezielten Werbekampagne. Das findet heute häufig bei Social Media statt. Jobportale wie indeed können auch funktionieren – je nach Stelle.

Der Unterschied zwischen Jobportalen wie indeed und Social Media Kampagnen ist, dass bei indeed der potentielle Kandidat aktiv suchen muss, während Social Media auch Wechselwillige erreicht, die aber nicht aktiv suchen. Dazu ist es wichtig, ehrlich zu sein, aber auch das Gute, was eine Praxis vorzuweisen (oder sich erarbeitet hat), auch zu kommunizieren. Getreu dem Motto „Tue Gutes und sprich darüber“ muss alles, was man anzubieten hat, auch nach außen sichtbar sein. Dazu gehört auch die Praxis-Website! Viele potentielle Kandidaten schauen auf der Praxis-Website auf die künftigen Kolleg:innen, das Team muss also möglichst vollständig und fröhlich sein. Eine passende Karriere-Seite sollte die Vorzüge und Benefits widerspiegeln.

Wenn die Praxis nun Mitarbeitende gefunden hat, ist ein stukturiertes Onboarding wichtig. Und das geht nur mit einem guten Plan, Engagement und jemandem in der Praxis, der zuständig ist. Sowohl die Fluktuation als auch das Onboarding von neuen Mitarbeitenden in der Praxis kostet sowohl viel Geld als auch Zeit. Insofern sollte (auch nicht nur aus monetären Gründen) auf eine erfolgreiche Mitarbeitendenbindung in der Praxis geachtet werden.

5. Investitionen in Digitalisierung

Investitionen in Digitalisierung sind in modernen Praxen unerlässlich und stellen mittlerweile oftmals einen hohen Kostenblog dar. Größere Investitionen sind grundsätzlich über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Für Investitionen in digitale Wirtschaftsgüter gibt es hier eine Ausnahme. Hier ist die typisierte Nutzungsdauer (unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten) auf ein Jahr begrenzt. Somit machen sich für Investitionen in Digitalisierung auch schneller die steuerlichen Vorteile bemerkbar.

Fazit:

Eine moderne Praxis denkt smart und ist digital. Es muss nicht immer alles sein, aber es ist wichtig, die Praxis als Unternehmen zu betrachten, was permanent optimiert werden kann und muss. Dabei geht es nicht um 2,5 % mehr Umsatzrendite, sondern bessere Prozesse in einem stabilen Team.

Hierfür sind starke Partner wichtig, die sich mit den Themen auskennen, Praxen erfolgreich entwickeln und langfristig an Ihrer Seite sind.

Haben Sie Interesse daran, zu den genannten Themen noch mehr Informationen zu erhalten? Dann melden Sie sich gerne über den folgenden QR-Code direkt zu der Veranstaltung am 15.04.2026 in Düsseldorf an: