Zahnarztpraxen stehen heute unter starkem Druck. Termine müssen gefüllt sein, Patienten sollen zuverlässig wiederkommen und das Team arbeitet oft am Limit. Gleichzeitig wächst die Bedeutung einer guten und strukturierten Patientenkommunikation. Sie sorgt dafür, dass Patienten regelmäßig erscheinen, orientiert bleiben und der Praxis langfristig treu bleiben. Die Patientenkommunikation gehört also auch zum Praxismarketing, weshalb wir Euch hierfür Lösungen. vorstellen, die wirklich gewinnbringend sind.
Christian spricht mit Thilo darüber, warum dieses Thema immer wichtiger wird und wie automatisierte Kommunikation Praxen im Alltag spürbar entlasten kann.
Christian:
Warum ist es so wichtig, trotz hohem Arbeitsaufkommen die Zeit in Patientenkommunikation zu investieren? Und wie kann dieser Zeitaufwand optimiert werden?
Thilo:
Kommunikation entscheidet darüber, ob du die richtigen Patienten erreichst und ob sie regelmäßig wiederkommen. Viele Praxen investieren viel Aufwand in die Gewinnung von Neupatienten, verlieren aber gleichzeitig Bestandspatienten, weil sich niemand aktiv darum kümmert, sie an Untersuchungen oder Behandlungen zu erinnern. Dabei sind gerade Bestandspatienten langfristig wertvoller. Sie kennen die Praxis, sie vertrauen ihrem Behandler und treffen Entscheidungen für größere Behandlungen deutlich schneller. Wer nur auf Neupatienten setzt, überschätzt oft deren tatsächlichen Nutzen. Eine klare, rechtzeitige Patientenkommunikation hilft deshalb, die eigenen Patienten zu halten und die Praxis stabiler aufzustellen.
Durch unsere Software edently® erhalten Praxen einen digitalen Helfer, der im Hintergrund einen Teil dieser Kommunikation automatisiert übernimmt. Das schafft insbesondere dann Entlastung, wenn das Team nicht vollzählig ist und das Personal an seine Grenzen stößt.
Christian:
Personalmangel ist ja bei vielen Praxen ein Thema. Wie genau kann die automatische Patientenkommunikation Praxen bei Fachkräftemangel unterstützen?
Thilo:
Sie nimmt dem Team viele kleine, aber tägliche Aufgaben ab. Erinnerungen formulieren, Rückmeldungen einsammeln, Listen pflegen, Patienten nachfassen – das alles kostet Zeit. Eine softwaregestützte Lösung, die im Hintergrund läuft und diese Schritte automatisiert, entlastet das Team deutlich. Das schafft Raum für die Arbeit am Patienten und reduziert Stress im Alltag.
Christian:
Okay, Zeitgewinnung ist also ein Vorteil. Aber wie stärkt strukturierte Kommunikation die Bindung und das Vertrauen der Patienten?
Thilo:
Patienten merken, dass die Praxis ihre Gesundheit im Blick hat. Wenn sie rechtzeitig an Vorsorge, PZR oder offene Behandlungen erinnert werden, entsteht Sicherheit. Das fördert Vertrauen. Eine regelmäßige und gut dosierte Patientenansprache ist einer der stärksten Faktoren für langjährige Bindung. Und stabile Patientenbindungen machen Praxen planbarer und erfolgreicher.
Christian:
Die automatisierte Kommunikation bringt also sowohl Entlastung für das Team als auch gesteigerte Patientenbindung. Aber funktioniert das in der Praxis wirklich gut?
Thilo:
Ja, sie funktioniert sehr gut. Patienten reagieren positiv auf klare und freundliche Nachrichten, weil sie Orientierung geben. Dazu kommen kleine Gesten, die für Nähe sorgen, zum Beispiel eine automatisierte Geburtstagsnachricht. Gerade in größeren Praxen wirkt so etwas verbindend, weil Patienten spüren, dass an sie gedacht wird. Viele Rückmeldungen zeigen, dass solche Momente sehr geschätzt werden.
Christian:
Auch wiederkehrenden Patienten kommt mal etwas dazwischen. Wie hilft automatisierte Kommunikation bei kurzfristigen Terminabsagen?
Thilo:
Viele Termine fallen aus, weil Patienten sie schlicht vergessen. Automatische Erinnerungen reduzieren das deutlich. Sie sorgen außerdem dafür, dass Patienten früher absagen, wenn sie verhindert sind. So kann ein Termin rechtzeitig neu vergeben werden. Das verbessert die Auslastung und nimmt Druck vom Team.
Christian:
Das klingt so, als wäre diese Software eine hilfreiche Ergänzung für fast jede Praxis. Wie läuft die technische Umsetzung normalerweise ab?
Thilo:
Moderne Lösungen arbeiten über Schnittstellen zu den gängigen Praxisverwaltungssystemen. Ist die Verbindung einmal eingerichtet, läuft der Austausch der relevanten Daten automatisch im Hintergrund. Die Praxis muss dafür keine neuen Arbeitsabläufe einführen. Der Einrichtungsaufwand ist (zumindest bei uns) für die Praxis gering und die Schulung dauert nicht lange. Das Ziel ist immer, dass sich das System unauffällig in den Alltag integriert und dadurch echte Entlastung schafft.
Christian:
Woran erkennt eine Praxis, dass sie von automatisierter Kommunikation profitieren würde?
Thilo:
Ein paar Hinweise sind sehr klar. Wenn der Recall lückenhaft ist, wenn das Team unter zu vielen Telefonaten leidet, wenn Patienten selten selbst online Termine buchen oder wenn man das Gefühl hat, dass zu viele Patienten unter dem Radar verschwinden, lohnt sich ein Blick auf solche Lösungen. Automatische Kommunikation bringt Struktur, entlastet das Team und stärkt die langfristige Bindung der Patienten.
Christian:
Welche Erfahrungen machen Praxen, die automatische Kommunikation bereits nutzen?
Thilo:
Die Rückmeldungen sind durchweg sehr positiv. Die Prophylaxe-Kalender füllen sich stabiler, Patienten erscheinen regelmäßiger und reagieren zuverlässiger auf Erinnerungen. Viele Praxen berichten außerdem von mehr positiven Online-Bewertungen, weil Patienten im passenden Moment freundlich darauf hingewiesen werden. Insgesamt entsteht ein spürbar ruhigerer, strukturierterer Praxisalltag.
Christian:
Vielen Dank für das Gespräch, lieber Thilo.
Kontaktdaten:
Thilo Mann
edently GmbH
tmann@edently.de
Tel.: 0211/2095013