Wir alle kennen den Fachkräftemangel im Gesundheitswesen – doch was bedeutet das konkret für Zahnarztpraxen?
Effiziente Praxisorganisation, wirtschaftliche Sicherheit und eine fehlerfreie Abrechnung sind längst nicht mehr nur „nice to have“, sondern entscheidende Erfolgsfaktoren. Genau darüber spricht Christian Finke im Interview mit Bianca Kaufmann, Leiterin der Ador Dental Praxismanagement Abteilung für zahnärztliche Abrechnung.
Christian:
Warum wird das Thema Abrechnung in Zahnarztpraxen immer wichtiger?
Bianca:
Die Abrechnung ist einer der sensibelsten und gleichzeitig wichtigsten Bereiche in der Praxis. Hier entscheidet sich letztendlich der wirtschaftliche Erfolg. Fehler, fehlendes Wissen oder Zeitmangel führen schnell zu Honorarverlusten – oft so, dass es überhaupt nicht bemerkt wird.
Christian:
Viele Praxen haben doch eigene Abrechnungsmitarbeiterinnen. Warum sollte man trotzdem über externe Abrechnung nachdenken?
Bianca:
Das stimmt, viele Praxen haben internes Personal – aber genau hier liegt oft die Herausforderung. Abrechnung ist sehr komplex und verändert sich ständig. Gleichzeitig fehlt im Praxisalltag häufig die Zeit für Weiterbildung oder eine wirklich tiefgehende Prüfung der Leistungen. Externe Abrechnung bringt hier ein hohes Maß an Spezialisierung und aktuelles Know-how mit.
Christian:
Was sind denn die größten Vorteile einer externen Abrechnung?
Bianca:
Ein entscheidender Vorteil ist – und das wissen viele nicht oder sehen es immer erst als AUSGABE – die wirtschaftliche Planbarkeit. Externe Abrechnung ist eine klar kalkulierbare Leistung und vollständig als Betriebsausgabe absetzbar – im Gegensatz zu festen Personalkosten, die dauerhaft anfallen.
Ein weiterer Punkt: Keine Ausfälle. Krankheit, Urlaub oder Kündigungen spielen keine Rolle. Die Abrechnung läuft zuverlässig weiter.
Und natürlich der Fokus auf Umsatzoptimierung – wir schauen ganz gezielt darauf, dass Leistungen vollständig und korrekt abgerechnet werden.
Christian:
Das Thema Ausfall klingt spannend – ist das wirklich so ein großes Problem?
Bianca:
Absolut. Viele Praxen unterschätzen das. Wenn eine Abrechnungskraft kurzfristig ausfällt, bleibt die Arbeit liegen oder wird „nebenbei“ erledigt – und genau dann passieren Fehler oder Leistungen werden gar nicht abgerechnet.
Mit externer Unterstützung haben Sie hier einfach Sicherheit. Die Prozesse laufen konstant weiter.
Christian:
Ich höre immer wieder: „Das ist aber teuer“. Wie sieht es steuerlich konkret aus?
Bianca:
Die Aussage „Sie sind aber teuer“ kenne ich nur zu gut. Aber viele vergessen, dass unsere Damen gut ausgebildet sind, regelmäßige Fortbildungen besuchen und immer auf dem aktuellen Stand sind. Diese Qualität – wie ich es nenne – hat einfach ihren Preis. Die ZMV, die vor 25 Jahren ihren Abrechnungskurs irgendwann gemacht haben – was jetzt nicht negativ klingen soll – arbeiten oft nach dem Motto „Wir haben das schon immer so gemacht“. Viele Schemata von früher sind heute aber längst überholt.
Auch steuerlich kann sich die externe Abrechnung lohnen. Denn sie wird als Dienstleistung eingekauft und ist somit vollständig als Betriebsausgabe absetzbar. Im Gegensatz dazu stehen interne Mitarbeiterkosten, die neben dem Gehalt auch Lohnnebenkosten, Ausfallzeiten und organisatorischen Aufwand mit sich bringen.
Viele Praxisinhaber merken erst im direkten Vergleich, wie viel flexibler und wirtschaftlicher das Modell ist.
Christian:
Heißt das, externe Abrechnung ersetzt komplett das Team vor Ort?
Bianca:
Nein, ganz im Gegenteil. Wir verstehen uns als Ergänzung und Entlastung. Wir wollen an keinem Stuhl sägen, wie man immer so schön sagt, wir haben aber oft mit diesem Vorurteil bei Mitarbeiterinnen zu kämpfen.
Das Praxisteam soll sich wieder stärker auf Patienten, Organisation und Behandlung konzentrieren, während wir im Hintergrund die Abrechnung professionell und effizient abwickeln. Das ist unser Ziel.
Christian:
Wie läuft die Zusammenarbeit konkret ab?
Bianca:
Heute funktioniert das in der Regel komplett digital und problemlos remote. Wir greifen auf die Praxissoftware zu, bearbeiten die Abrechnung und stimmen uns eng mit dem Team ab.
Wichtig ist: Die Zusammenarbeit ist flexibel skalierbar – je nach Bedarf der Praxis.
Christian:
Viele Praxisinhaber haben Sorge, Kontrolle abzugeben. Was sagst du dazu?
Bianca:
Das höre ich oft. Tatsächlich ist es aber genau andersherum:
Durch strukturierte Prozesse, transparente Kommunikation und klare Auswertungen haben Praxisinhaber oft sogar mehr Überblick und Kontrolle als zuvor.
Christian:
Man hört immer häufiger die Aussage, dass externe Abrechnung die Zukunft ist – unter anderem, weil es zunehmend schwieriger wird, qualifizierte ZMV dauerhaft in der Praxis zu halten. Wie siehst du diese Entwicklung?
Bianca:
Diese Entwicklung sehen wir alle am Markt. Es wird zunehmend schwieriger, qualifizierte Abrechnungsmitarbeiter zu finden, die langfristig in der Praxis arbeiten und gleichzeitig die hohe Qualität in der Abrechnung sicherstellen können.
Viele gut ausgebildete Mitarbeiterinnen entscheiden sich heute bewusst dafür, extern zu arbeiten – oft im Homeoffice, mit klar definierten Aufgaben und deutlich weniger Unterbrechungen durch den Praxisalltag wie Rezeption oder Telefon. Dadurch können sie sich voll auf die Abrechnung konzentrieren und arbeiten häufig sogar effizienter und wirtschaftlicher.
Das klassische Modell, bei dem eine Mitarbeiterin „nebenbei“ Abrechnung macht, funktioniert immer seltener. Die Anforderungen an die Abrechnung sind dafür einfach zu komplex geworden.
Genau deshalb ist externe Abrechnung für viele Praxen eine zukunftssichere Lösung: Sie sichern sich dauerhaft Qualität, Spezialisierung und Verlässlichkeit – unabhängig vom Fachkräftemangel im eigenen Team.
Christian:
Was würdest du Praxen sagen, die noch unsicher sind?
Bianca:
Einfach ausprobieren. Viele starten mit einzelnen Bereichen – zum Beispiel Heil- und Kostenplänen oder Quartalsabrechnungen – und merken schnell, wie groß die Entlastung ist.
Christian:
Zum Abschluss: Was ist für dich der größte Mehrwert externer Abrechnung?
Bianca:
Ganz klar: Sicherheit, Entlastung und mehr Umsatz.
Praxen gewinnen Zeit, vermeiden Ausfälle und schöpfen ihr Abrechnungspotenzial deutlich besser aus.
Christian:
Vielen Dank für das Gespräch, liebe Bianca.
Kontaktdaten
Bianca Kaufmann
Leitung des Praxismanagements
kaufmann@ador-dental.de
Tel.: 02103 9866 30